Club Malin Privacy Policy*
*beleid bijgewerkt op 22 maart 2023
BESCHERMING VAN DE PERSOONSINFORMATIE
We weten dat jullie waakzaam zijn omtrent het gebruik van jullie persoonsinformatie. We danken jullie dus om uw vertrouwen te schenken aan Trafic dat de bescherming ervan strikt opvolgt.
WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE BEHANDELING EN WIE IS DE GEGEVENSBESCHERMINGSFUNCTIONARIS ?
Elke behandeling van de aan Trafic medegedeelde persoonsinformatie in het kader van de Club Malin wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van Sogesma NV, Rue de Capilône 6 te 6220 Heppignies (België).
De gegevensbeschermingsfunctionaris is Jacques Folon die men kan bereiken op het volgende e-mailadres: privacy@trafic.com.
WIE ONTVANGT DE GEGEVENS ?
Hebben toegang tot uw gegevens :
- Het personeel van Sogesma NV dat deze nodig heeft in het kader van zijn functies
- De maatschappij Freedelity, wiens algemene voorwaarden u heeft ondertekend (https://www.myfreedelity.com/conditions-dutilisation) alsook een privacybeleid bij uw inschrijving (https://www.myfreedelity.com/vie-privee) behalve met betrekking tot de gegevens die na uw registratie zijn verzameld en die niet toegankelijk zijn voor Freedelity
- Een partner aan wie we het verzenden van de e-mail- of sms-campagnes uitbesteden
- Een partner die onze website beheert
- De partners die ons helpen op het gebied van het beheer van klantengegevens, van opslag van gegevens en van communicatietechnologieën
De overeenkomsten die Trafic en zijn partners verbinden, voorzien zorgvuldig het respect van de persoonsgegevens volgens de geldende reglementering.
We verstrekken de inhoud van de klantaccounts en alle andere persoonlijke informatie wanneer we hiervoor wettelijk verplicht zijn of indien deze bekendmaking nodig is om onze algemene verkoopsvoorwaarden uit te voeren en te doen uitvoeren of enig ander akkoord, of om de rechten van de groep Trafic of van derden te beschermen. Dit omvat met name de mogelijkheid om informatie uit te wisselen met andere maatschappijen of organisaties voor beschermingsdoeleinden tegen fraudegevallen en het beperken van de risico’s verbonden aan het krediet. Wel te verstaan laat dit geenszins de verkoop, het verhuren, het delen, noch enige andere verstrekking van persoon gerelateerde informatie toe met het oog op het identificeren van klanten voor commerciële doeleinden, aan de door het onderhavig privacybeleid voorziene verbintenissen.
In alle andere gevallen, zal u de mogelijkheid hebben om voorafgaandelijk uw akkoord te geven vóór enige gegevensbehandeling door een nieuwe ontvanger.
WELKE INFORMATIE WORDT DOOR TRAFIC VERZAMELD BIJ HET INSCHRIJVEN IN DE CLUB MALIN ?
We verzamelen de volgende gegevens bij de inschrijving
- Bij het inschrijven in de Club Malin op de site
- Naam en voornaam
- Postcode, plaats en land
- Aanspreektitel
- Geboortedatum
- E-mailadres (dat het communicatiekanaal is tussen de leden en Trafic)
- GSM (enkel indien u wenst dat we u contacteren per telefoon)
- Uw identiteitskaartnummer indien u dit gaf bij uw inschrijving in de winkel en u uw gegevens op de site wenst te wijzigen
-Bij het inschrijven in de winkel met identiteitskaart
- Uw identiteitskaartnummer
- Naam en voornaam
- Adres
- Aanspreektitel
- Geboortedatum
- E-mailadres (dat het communicatiekanaal is tussen de leden en Trafic)
- GSM (enkel indien u wenst dat we u contacteren per telefoon)
- Bij het inschrijven in de winkel zonder identiteitskaart
- Naam en voornaam
- Postcode, plaats en land
- Aanspreektitel
- Geboortedatum
- E-mailadres (dat het communicatiekanaal is tussen de leden en Trafic)
- GSM (enkel indien u wenst dat we u contacteren per telefoon)
- Na de inschrijving verzamelen we de gegevens betreffende de aankopen die u deed met de Club Malin
De bovenstaande gegevens zijn onontbeerlijk om toe te treden tot de Club Malin behoudens het GSM-nummer dat optioneel is.
WELKE INFORMATIE WORDT DOOR TRAFIC VERZAMELD NA HET INSCHRIJVEN IN DE CLUB MALIN ?
A) Alle nieuwe leden van de Club Malin ontvangen per e-mail een formulier om in te vullen « Mekaar beter leren kennen ». Dit formulier helpt ons om u beter te leren kennen als lid van de Club Malin. Geen enkel antwoord is verplicht. In dit formulier nodigen we u uit om ons volgende mede te delen :
- De thema’s die u interesseren
- De feesten van het jaar waar u van houdt
- Uw favoriete commerciële acties
- Voor de ouders : de naam/namen, voornaam/voornamen, geslacht, geboortedatum(s) van uw kind(eren).
B) Tijdens het ganse jaar, als dit nog niet gebeurd is, zullen we u uitnodigen om de informatie betreffende uw familie in te vullen via het formulier « Laat ons uw familie verwennen ». De antwoorden op dit formulier zijn optioneel en wijzigen niets aan uw voordelen als lid van de Club Malin
Beide formulieren worden u toegezonden om onze dienstverlening te personaliseren en met name de inhoud van de communicatieboodschappen (bijvoorbeeld de voornaam van uw kind kan worden opgenomen in de inhoud van de boodschap die naar u wordt verzonden) en van de aanbiedingen (bijvoorbeeld in functie van het geslacht van uw kind). De in deze formulieren verzamelde informatie zal ons helpen om u gepersonaliseerde aanbiedingen of aankoopbonnen te zenden.
Het antwoorden op deze formulieren is niet verplicht en het niet-antwoorden heeft geen enkel gevolg op de voordelen verbonden met uw aansluiting bij de Club Malin.
C) We zullen eveneens de gegevens aangaande uw aankopen behandelen, en dit met name om u aangepaste promotionele aanbiedingen te doen.
D) We zullen informatie ontvangen van Freedelity (zoals wijziging van woonplaats) in geval van wijzigingen van uw persoonsgegevens in het kader van uw relaties met Freedelity en dit volgens uw inschrijving bij Freedelity.
WAT ZIJN DE DOELEINDEN EN DE WETTELIJKE BASIS VAN DE UITGEVOERDE GEGEVENSBEHANDELINGEN ?
We gebruiken het geheel van uw gegevens voor de volgende doeleinden :
1. Verzamelen van informatie betreffende de door u gedane aankopen
2. Bijwerken van onze bestanden
3. Beheren van uw klantvoordelen verbonden aan de Club Malin
4. Uitvoeren van tevredenheidsenquêtes
5. Communiceren met u over uw aankopen en de tevredenheidsenquêtes
6. U gerichte reclame-advertenties toesturen in functie van uw aankopen
7. Uitvoeren van statistisch onderzoek
8. Oplossen van klachten
9. Verbeteren van onze procedures
10. Beheren van de rechten tot toegang, tot rechtzetting, enz.
11. Wij voldoen aan de wetten en de verplichtingen in kwestie (daarin begrepen de wetten buiten uw land van verblijf), zoals die betreffende het tegengaan van witwassen van geld en de financiering van terrorisme, het respecteren van de gerechtelijke procedure en het antwoorden op vragen van de gouvernementele overheidsinstanties (daarin begrepen diegene buiten uw land van verblijf),
12. U toesturen van de nieuwsbrief van de Club Malin, waarvoor u zich op elk ogenblik kan uitschrijven door te klikken op de daarvoor voorziene lijk in de nieuwsbrief
Indien we uw gegevens zouden willen gebruiken voor een ander doel, zullen we u op voorhand contacteren om een aanhangsel aan onze overeenkomst te ondertekenen.
WETTELIJKE BASIS
- De wettelijke basis van de behandelingen is de overeenkomst waardoor u een abonnement hebt ondertekend bij de Club Malin met aanvaarding van het huidige privacybeleid en de algemene voorwaarden van de Club Malin voor de doeleinden van 1 tot 9
- De wettelijke basis is de akkoordverklaring voor het doel 12 en voord de gegevens die zijn verzameld na uw registratie
- De wettelijke basis is de wettelijke verplichting voor de doeleinden 10 en 11
WORDT ER AAN PROFILERING GEDAAN ?
Op basis van de informatie in ons bezit doen we handelingen van profilering van ons cliënteel die beperkt zijn tot de analyse van de gedane aankopen, van de informatie eventueel gegeven in onze formulieren en bij het verzenden van reclame en commerciële aanbiedingen in functie van deze analyses.
IS MIJN PERSOONSINFORMATIE BESCHERMD ?
We nemen de geschikte technische en organisatorische maatregelen die in overeenstemming zijn met de toepasselijke reglementering aangaande de privacy en de gegevensbescherming. We hebben samen met onze toeleveranciers overeenkomsten ondertekend waarmee zij ons garanderen de passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te hebben genomen.
We maken geen gegevens over buiten de Europese Unie.
HOELANG WORDEN MIJN GEGEVENS BEWAARD ?
Uw gegevens zullen door onze zorgen worden bewaard gedurende gans de duur van uw aansluiting bij de Club Malin en zullen ontoegankelijk worden gemaakt 5 jaar na het einde van deze. Enkel voor boekhoudkundige doeleinden, zullen uw boekhoudkundige gegevens bewaard worden door onze zorgen gedurende 10 jaar na uw laatste aankoop.
De gegevens van de personen die het aansluitingsproces bij de overeenkomst van de Club Malin hebben opgestart, en die hun inschrijving niet gevalideerd hebben, worden gedurende maximum 5 maanden bewaard indien de persoon zijn aansluiting vooraf bij de Club Malin niet heeft bevestigd. Na 5 maanden worden deze gegevens vernietigd en zullen nooit gebruikt geweest zijn noch door Trafic, noch door Freedelity, daar de persoon contractueel niet verbonden was. De persoon heeft in dit geval de mogelijkheid gehad, alvorens enig persoonsgegeven te hebben ingevoerd, om de aansluitingsovereenkomst tot de Club Malin in te kijken, hetzij aan de kiosk, hetzij door de info te volgen gepubliceerd in de folder overhandigd aan de kassa of op het internet.
TOT WELKE INFORMATIE KAN IK TOEGANG HEBBEN ?
U hebt het recht, na rechtvaardiging van uw identiteit, om ons een recht tot toegang te vragen, tot rechtzetting, tot bezwaar, tot wissen, tot beperking en tot overdraagbaarheid krachtens de reglementering in voege, hetzij via uw klantaccount, hetzij door contact met ons op te nemen via hoger opgenomen e-mailadres.
U hebt op elk ogenblik de mogelijkheid om ons te vragen geen e-mails meer naar u te verzenden of om u niet meer per telefoon te contacteren. U mag eveneens de contractuele relaties met de Club Malin opschorten overeenkomstig de algemene voorwaarden.
EVOLUEERT DIT PRIVACYBELEID METTERTIJD ?
We zijn geneigd om de regels in het onderhavig privacybeleid te doen evolueren en we behouden ons het recht voor om ten allen tijde veranderingen aan te brengen om veranderingen in onze activiteiten en wettelijke vereisten voor rekening te nemen. We nodigen u uit om regelmatig de website https://www.trafic.com/club-malin te bezoeken om de laatste versie van dit privacybeleid te consulteren, waarbij de datum van bijwerken bovenaan het document zal staan.
In geval van een belangrijke verandering, veroorloven we ons om opnieuw contact met u op te nemen om u deze veranderingen te melden en u te vragen om deze goed te keuren.
HOE KAN IK EEN KLACHT INDIENEN ?
Indien u een klacht wenst in te dienen omtrent het privacybeleid, kunt u onze gegevensbeschermingsfunctionaris contacteren via het e-mailadres privacy@trafic.com
Indien u acht hierin geen voldoening te vinden, kunt u de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit contacteren.
